MỤC LỤC
Có những tình huống khó xử không thể giải quyết bằng những lời nói suông, mà phải viết ra mới thể hiện được hết thành ý. Bài viết dưới đây sẽ chỉ cho bạn cách giải quyết vấn đề một cách hiệu quả bằng câu chữ.
Trong cuộc sống, sẽ có nhiều lúc bạn rơi vào hoàn cảnh khó mở lời.
Đó là khi phải thông báo cho ai đó một tin xấu, từ chối khéo một lời mời, thể hiện sự không đồng tình sao cho lịch sự, nhờ vả một cách khéo léo hay nhận xét về một tình huống không mấy tốt đẹp. Đặc biệt là khi những cuộc đối thoại này không được diễn ra một cách trực tiếp mặt đối mặt mà thông qua câu chữ bằng văn bản.
Đây là 3 điểm bạn cần chú ý khi viết những văn bản như trên: chính xác, rõ ràng, sâu sắc.
Cách mở đầu
Bạn có thể bắt đầu văn bản bằng cách thể hiện sự cảm thông nhưng vẫn đảm bảo đi thẳng trực tiếp vào vấn đề, không nên lòng vòng. Hãy thể hiện rõ bạn hiểu vấn đề đó sẽ ảnh hưởng thế nào đến người nhận, và bạn không muốn mọi việc trở nên rắc rối hoặc tồi tệ hơn. Ví dụ:
Khi thông báo tin xấu
I’m sorry to have to tell you this, but the repair process will be more extensive than we’d initially hoped.
(Tôi rất lấy làm tiếc khi phải thông báo rằng quá trình sửa chữa sẽ kéo dài hơn mong đợi.)
Cách viết này cũng giúp thể hiện rằng, mục đích bạn viết văn bản là thống nhất giải pháp cho vấn đề đang xảy ra. Dưới đây là 2 ví dụ:
Thể hiện sự không đồng ý một cách lịch sự
I appreciate your suggestion, but I think we need a different solution.
(Tôi trân trọng đề nghị của bạn, nhưng tôi nghĩ rằng chúng ta cần có một giải pháp khác.)
Tiếp theo, bạn hãy cung cấp lí do cụ thể và phương án thay thế.
Thể hiện sự ăn năn, hối lỗi
We received some tough feedback from the client, and we want to better understand what went wrong and how we can do better.
(Chúng tôi đã nhận được những đánh giá không tốt từ phía khách hàng, và rất mong muốn được biết cụ thể đã xảy ra vấn đề gì, cũng như hướng giải quyết mà bạn mong muốn chúng tôi thực hiện.)
Lên kế hoạch trước cho những bước giải quyết tiếp theo
Hãy cố gắng suy diễn những phản ứng của người nhận, và dựa vào đó để lên kế hoạch. Người nhận cần thêm những thông tin gì? Họ đang tính toán điều gì tiếp theo?
Lên bản nháp câu trả lời cho những trường hợp có thể xảy ra cho thấy bạn đã đặt mình vào vị trí người nhận – điều này sẽ giúp bạn đưa ra giải pháp chu toàn hơn.
Hãy lịch sự, và đừng khó chịu
Bạn cần thẳng thắn giải quyết vấn đề dựa trên sự thật những gì đang diễn ra, bởi vì người nhận không hề muốn bạn lấm liếp vấn đề bằng những từ ngữ mơ hồ.
Khó chịu: Your ears may differ, but I’m not certain the audio quality of this recording is quite up to par for our podcast.
(Có thể tai bạn quen với mức âm lượng này, nhưng tôi không chắc chất lượng âm thanh của bản ghi âm phù hợp với podcast của chúng tôi.)
Thẳng thắn: Unfortunately, the person speaking sounds too far from the mic, and I also hear a dog barking in the background, so we should re-record this segment.
(Thật không may, khoảng cách từ vị trí người nói đến mic quá xa, tôi thậm chí có thể nghe thấy tiếng chó sủa, vậy nên chúng ra nên ghi âm lại phần này.)
Khi sự khó chịu bắt nguồn từ những gì không chắc chắn, bạn nên thẳng thắn giải quyết vấn đề một cách lịch sự bằng cách đặt câu hỏi.
Hỏi: Is it worth trying to re-record so we can get them closer to the mic and cut out some background noise?
(Chúng ta có nên ghi âm lại để người nói đứng sát mic hơn và tránh tiếng ồn bên ngoài?)
Thể hiện bạn hiểu vấn đề
Một người viết giỏi sẽ thể hiện họ muốn gì chứ không kể suông. Ai cũng muốn được thấu hiểu, đặc biệt là trong những hoàn cảnh khó xử. Vì vậy, việc bạn lật lại quá trình, diễn giải các điểm trọng yếu và trình bày những điều cần làm một cách cụ thể sẽ thể hiện rằng bạn đã thật sự xem xét kỹ, thấu hiểu và quan tâm đến vấn đề.
Nguồn: https://www.grammarly.com/blog/how-to-have-difficult-conversations/
Dịch: Hanh Le
Tìm hiểu thêm các phương pháp và kiến thức bổ ích để nâng cao kỹ năng tiếng Anh của bạn tại đây.
Bản quyền: Hình ảnh và nội dung bài viết này được lấy từ Internet. Nếu có bất kỳ vi phạm nào, vui lòng liên hệ với tôi để xóa!
