Sáng nay ngồi chuẩn bị viết email cho đối tác nước ngoài mà toát mồ hôi hột. Tay gõ được dòng chào hỏi xong cứ đơ ra, không biết diễn đạt ý sao cho trơn tru. Tự nhiên nhớ hồi tuần trước họp trên Zoom, sếp quốc tế hỏi thẳng “How do you see this solution?” – miệng mình ú ớ như cá mắc cạn, chỉ kịp nói “Yes yes I agree” trong khi chả hiểu giải pháp nó chỗ nào. Xong họp về cú mặt cả buổi.
Quyết tâm thay đổi, mình lôi ngay cuốn sách tiếng Anh công sở ra, nhưng chỉ sau 1 tuần đã nản. Học từ vựng riêng lẻ kiểu “stakeholder”, “feasibility” mà không áp dụng được. Đúng lúc đó đồng nghiệp kể: “Bữa nay ai viết email cũng copy mẫu sẵn có thôi bác”. Thế là nảy ra ý tưởng.
Cách học chống ngộp khi viết email
Bước 1: Mở hết 20 email cũ trong hộp thư ra, chọn 5 cái phản hồi nhanh nhất của sếp Tây. Quét qua thấy mẫu nào cũng có khuôn dạng:
- “Hope this email finds you well” hoặc “Following up on our discussion”
- Phần yêu cầu/rắc rối: “We’re encountering an issue with…” hay “Could you clarify…?”
- Kết thúc nhẹ nhàng: “Please let me know your thoughts”
Bước 2: Lập file Note riêng phân loại theo tình huống:
– Gửi tài liệu: Attached please find…
– Đặt lịch họp: Does 2PM next Tuesday work for you?
– Xin hỗ trợ: Would you mind taking a look at…?
Thử áp dụng ngay khi reply khách hàng. Thay vì nghĩ cả tiếng viết 1 đoạn, giờ chỉ việc mở file chọn mẫu tương đồng nhất, đổi tên + vấn đề là xong. Mỗi ngày đọc lại thêm 1 email hay của đồng nghiệp, update vào kho “bí kíp”. Sau 3 tuần đã thuộc lòng 10 công thức căn bản mà không cần ghi chép.
Thoát ậm ừ khi họp online
Dự cuộc họp sếp Mỹ chủ trì, cứ mỗi lần bị hỏi “Any thoughts?” là tim đập như trống đánh. Mình rút kinh nghiệm làm 2 việc:
1. Bật chức năng AI ghi chép tự động (cái này hầu như app nào cũng có). Lời nào không bắt kịp lập tức nhìn bản transcript.
2. Chuẩn bị trước 3 câu “cứu thua” bằng điện thoại:
– “Could you give me 5 minutes to double-check?”
– “I’m considering two options here, option A is…” (cố tình nói chậm rãi)
– “That’s a great point, let me come back to you by EOD”
Có lần client đột ngột hỏi “What’s the bottleneck?” – thay vì câm như hến, mình bấm ngay câu số 3. Vừa thoát hiểm lại được họ khen “professional approach”. Từ đó về sau cứ bị đặt câu hỏi khó là tự nhủ: Chậm lại. Thở. Đá quả bóng cho tương lai!
Thành quả ngọt nhất là tuần trước khi đàm phán tăng lương. Trước đây toàn nhờ HR phiên dịch, lần này mình tự tin trình bày “Based on my contributions to the A project and B initiative…” – kết quả được duyệt ngay trong 1 email. Nhìn lại khoảng thời gian dùng bừa từ vựng như gà mắc tóc mà thấy không cải thiện từng ngày thì chết dở!
